Contabilidad es la Ciencia social que se encarga de estudiar, medir y analizar el patrimonio de las empresas, con el fin de servir en la toma de decisiones y control, presentando la información, previamente registrada, de manera sistemática y útil para las distintas partes interesadas. Posee además una técnica que produce sistemáticamente y estructuradamente información cuantitativa y valiosa, expresada en unidades monetarias acerca de las transacciones que efectúan las Entidades económicas y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan, con la finalidad de facilitarla a los diversos públicos interesados.
También se puede definir como el sistema que mide la actividad en los negocios y procesa dicha medición en informes y estados financieros para comunicar resultados y hallazgos a los encargados de tomar las decisiones.
Otros conceptos indican a la contabilidad como una parte de la economía, y que en el ámbito de la empresa su principal labor es ayudar al área de Administración. El producto final de la contabilidad son todos los Estados Contables o Estados Financieros que son los que resumen la situación económica y financiera de la empresa. Esta información resulta útil para gestores, reguladores y otros tipos de interesados como los accionistas, acreedores o propietarios.
¿CIENCIA, TECNICA O TECNOLOGIA?
Ciencia: Puesto que es un conocimiento verdadero. No es una suposición de hechos sin relevancia alguna, al contrario, analiza cada hecho económico y en todos aplica un conocimiento adquirido. Es un conocimiento sistemático, verificable y falible. Busca, a través de la formulación de hipótesis, la construcción de conjuntos de ideas lógicas (teorías) que sirvan para predecir y explicar los fenómenos relativos a su objeto de estudio. Con el propósito de identificar fenómenos o sucesos que aporten gran información para su mejor desempeño.
Técnica: Porque trabaja con base en un conjunto de procedimientos o sistemas para acumular, procesar e informar datos útiles referentes al patrimonio. Es una, serie de pasos para realizar una tarea y en contabilidad la tarea es el registro, la teneduría de libros.
Sistema de Información: De acuerdo con las opiniones y enfoques profesionales que intentan dejar de lado el debate acerca de la naturaleza de lo contable, al definir la contabilidad recurren a un término que no implica asumir un carácter científico, técnico o tecnológico. Dicen, por lo tanto, que se trata de "un subsistema dentro del Sistema de Información del Ente" (dado que no solamente se refiere a empresas), toma toda la información del ente referente a los elementos que definen el Patrimonio, la procesa y la resume de tal forma que cumpla con los criterios básicos que uniforman la interpretación de la Información Financiera (contable), de esta manera analistas financieros y no financieros usan la información contable, de ahí se concluye que independientemente de las definiciones anteriores, la contabilidad es en sí un Sistema de Información.
Se llama software contable a los programas de contabilidad o paquetes contables, destinados a sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad. El Software contable registra y procesa las transacciones históricas que se generan en una empresa o actividad productiva: las funciones de compras, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, control de inventarios, balances, producción de artículos, nóminas, etc. Para ello solo hay que ingresar la información requerida, como las pólizas contables, ingresos y egresos, y hacer que el programa realice los cálculos necesarios.
Estas funciones pueden ser desarrolladas internamente por la compañía o la organización que lo está utilizando o puede ser adquirido a un tercero, existiendo también una combinación de ambas alternativas, es decir, un paquete de software desarrollado por un tercero con modificaciones locales.
Desde mediados de los años 1990, el mercado ha sobrellevado una consolidación considerable, muchos proveedores dejaron de hacer tratos en grandes grupos, notablemente por Saje y Microsoft. Desde el 2000ha tenido un notable incremento el uso de soluciones de código abierto.
FLEXIBILIDAD
-Adaptación de esquema del programa a los requerimientos de la empresa. -Definición de documentos típicos que son de mayor utilización en la empresa.
-Edición del plan de cuentas de acuerdo con las normas y necesidades de la empresa. -Posibilidad de cambios en los formatos y fuentes para la presentación de informes COMPATIBILIDAD
-Con otros programas de oficina más utilizados como el Office. -Con otros programas contables y financieros. -Permita importar y exportar información con otros programas. -Manejo de centros de costos. -Opción de manejo de diferentes monedas. -Capacidad de intercambio de información local y externa.
FACIL MANEJO
-No requiere personal especializado en computación para el manejo del software. -Consulta inmediata de información contable a cualquier nivel. -Indica la mayor información relativa en una sola vista. -Desglose de la información por periodos contables. -Actualización automática de saldos. -Información por niveles. -Manipulación de documentos en forma de objetos. -Definición de consultas especiales. -Interfaz graficas. -Capacidad de búsqueda por cualquier campo: fecha, nit, codico de cuenta.
SEGURIDAD
-Claves de acceso. -Definición de usuarios con diferentes atributos. -Solo permita la imputación de cuentas auxiliares o de último nivel. -Informe de cualquier inconformidad con el balance.
UNIFORMIDAD
-Plan único de cuentas básico incluido. -Presentación permanente del plan de cuentas por pantalla. -Estandarización de los formatos y procesos para el manejo de la informacion: consultas y reportes. -Gráficas estadísticas.
REPORTES BASICOS REQUERIDOS -Plan único de cuentas. -Comprobante diario de contabilidad. -Lista de documentos por periodos. -Lista de movimientos por cuentas. -libros oficiales -Estados financieros comparativos. -Análisis estadísticos. -Reportes legales: Iva, retefuente, reteiva, reteica.
OPCIONES AVANZADAS
-Que tenga un generador de informes especializados. -Facilidad de actualización del software. -Soporte contable en línea.
El mantenimiento del computador es aquel que debemos realizar al computador cada cierto tiempo, bien sea para corregir fallas existentes o para prevenirlas.
El periodo de mantenimiento depende de diversos factores: la cantidad de horas diarias de operación, el tipo de actividad (aplicaciones) que se ejecutan, el ambiente donde se encuentra instalada (si hay polvo, calor, etc.), el estado general (si es un equipo nuevo o muy usado), y el resultado obtenido en el último mantenimiento.
Una PC de uso personal, que funcione unas cuatro horas diarias, en un ambiente favorable y dos o menos años de operación sin fallas graves, puede resultar aconsejable realizar su mantenimiento cada dos o tres meses de operación, aunque algunas de las actividades de mantenimiento pudieran requerir una periodicidad menor.
En cambio si la PC se usa más de 4 horas diarias, tiene mucho tiempo de operación, se recomienda hacer un mantenimiento por lo menos una vez al mes.
No debe considerarse dentro de esta actividad la limpieza externa y el uso sistemático de cubiertas protectoras de polvo, insectos y suciedad ambiental, ni tampoco la realización de copias de seguridad (backup), o la aplicación de barreras anti-virus, proxies o cortafuegos (firewalls) que dependen de las condiciones específicas de operación y entorno ambiental.
RAZONES PARA HACER UN MANTENIMIENTO A LA COMPUTADORA
Las computadoras funcionan muy bien y están protegidas cuando reciben mantenimiento. Si no se limpian y se organizan con frecuencia, el disco duro se llena de imformación, el sistema de archivos se desordena y el rendimiento general disminuye.
Si no se realiza periódicamente un escaneo del disco duro para corregir posibles errores o fallas, una limpieza de archivos y la desfragmentación del disco duro, la información estará más desprotegida y será más difícil de recuperar.
El mantenimiento que se debe hacer, se puede resumir en tres aspectos básicos importantes, los cuales son:
Diagnóstico.
Limpieza.
Desfragmentación.
¿COMO "LIMPIAR LA COMPUTADORA"?
Para garantizar un rendimiento optimo y eficaz de la computadora, debemos mantenerla limpia y bien organizada.
Debemos eliminar los programas antiguos, programas que no utilicemos y las unidades de disco para liberar la memoria y reducir la posibilidad de conflicto del sistema.
Un disco duro puede presentar diversas deficiencias, que casi siempre se pueden corregir
estas son:
1. Poco espacio disponible.
2.Espacio ocupado por archivos innecesarios.
3. Alto porcentaje de fragmentación.
Se debe eliminar los archivos antiguos y temporales. Además, entre más pocos archivos innecesarios tenga la computadora, estará más protegida de amenazas como el hurto de la identidad en Internet.
Cuando el espacio libre de un disco se acerca peligrosamente a cero, la PC entra en una fase de funcionamiento errático: se torna excesivamente lenta, emite mensajes de error (que en ocasiones no especifican la causa), algunas aplicaciones no se inician, o se cierran después de abiertas, etc.
Como factor de seguridad aceptable, el espacio vacío de un disco duro no debe bajar del 10% de su capacidad total, y cuando se llega a este límite deben borrarse archivos innecesarios, o desinstalar aplicaciones que no se usen, o comprimir archivos.
Todas las aplicaciones de Windows generan archivos temporales.
Estos archivos se reconocen por la extensión .tmp y generalmente existe uno o varios directorios donde se alojan.
En condiciones normales, las aplicaciones que abren archivos temporales deben eliminarlos cuando la aplicación concluye, pero esto a veces no sucede cuando se concluye en condiciones anormales, o Windows "se cuelga" o por una deficiente programación de la aplicación.
Estos archivos temporales deben borrarse del disco duro.
Existen otro tipo de archivos que pueden borrarse, y no son temporales: la papelera de reciclaje, el caché de Internet (windows\temporary internet files) y algunas carpetas que permanecen el disco después que se baja o se instala un programa.
El caché de Internet debe borrarse si resulta estrictamente necesario, ya que después de borrado no podrán verse las páginas visitadas sin estar conectado.
Debe hacerse mediante la función explícita del navegador, y además ajustarse el tamaño del caché.
Un usuario experimentado puede intentar otras posibilidades, como por ejemplo eliminar DLL duplicadas, instaladores, datos de aplicaciones desinstaladas, etc.
Debe obrar con mucho cuidado cuando haga esta "limpieza profunda" y si no hay plena seguridad de que un archivo en cuestión puede ser borrado, no debe eliminarlo de la papelera de reciclaje hasta comprobarlo, pudiendo reponerse a su ubicación original si resultara necesario.
En general lo que se debe realizar son estas labores:
Eliminar los programas antiguos y archivos temporales.
Eliminar la información obsoleta
Asegurarnos de guardar de manera segura la información.
Eliminar las entradas de registro inválidas y los accesos directos dañados.
El servicio técnico, su objetivo es proporcionar un "punto único de contacto" para satisfacer las necesidades de comunicación entre IT y sus clientes, de forma que ambos cumplan con sus objetivos. Muchas organizaciones han implantado un servicio tecnico centralizado para gestionar incidencias, dudas, consultas, peticiones, etc. de usuarios y clientes (usuario se refiere al usuario final de un servicio, mientras que cliente es la entidad que está pagando por el servicio).
